EK-1 (GÜVENLİK RAPORUNUN BİÇİMİ VE GENEL KURALLARI)
1. Genel Şekil ve Yazım Planı
1.1. Kâğıt Boyu
Güvenlik raporları, A4 (21 x 29,7 cm) standardında ve birinci hamur beyaz kâğıda yazılır.
1.2. Yazı Karakteri
Güvenlik raporları yazımında, Times New Roman karakteri 12 punto olarak kullanılır. Güvenlik raporlarında; dipnotların yazımında ve tablo, şekil içlerinin yazımında 10 punto kullanılır.
1.3. Sayfa Düzeni
Güvenlik raporlarının yazımında; her sayfanın üst kenarlarında 3,0 cm, sol kenarlarında 2,75 cm, alt 2,0 cm ve sağ kenarlarda 2,75 cm boşluk bırakılır.
1.4. Satır Başı ve Satır Aralığı
Güvenlik raporları, bilgisayar ortamındaki uygun ofis programları (Örneğin: word, excel vb.) kullanılarak yazılır. Ondalık sayılar virgül; büyük sayılar ise boşluklara nokta veya virgül konulmaksızm, ilgili sayının son rakamından itibaren üçerli gruplandırma yapılmak suretiyle yazılır. Güvenlik raporlarında yazılan paragraflara, sayfanın sol kenarından ve girinti verilmeden başlanır. Paragraflar arasındaki geçişte 1,5 (18 nk) satır aralığı boşluk kullanılır. Güvenlik raporu ana metini içinde yazılan, herhangi bir virgül veya noktadan sonra bir karakterlik boşluk verilerek ana metine devam edilir.
Güvenlik raporları; şekil, resim, harita alt yazıları ve tablo üst yazıları arasında tek satır aralığı bırakılarak, bölüm başlıkları ile alt bölüm başlıkları ve bunları izleyen ilk paragraf arasında ise 1,5 satır aralığı boşluk bırakılarak yazılır.
Güvenlik raporları; iki paragraf arasında 1,5 satır aralığı boşluk bırakılarak ve ana bölümlere daima yeni ve tek numaralı bir sayfadan başlanılmak suretiyle yazılır.
1.5. Anlatım
Güvenlik raporu yazımında sade ve akıcı bir dil kullanılmasına özen gösterilir. Yazımda kullanılan dil, isim, teknik deyim, tamlama, kısaltma vb. ifadelerin tümünde, yabancı kökenli kelimeler dikkate alınmaksızın; Türk Dil Kurumu’nun yazım kılavuzunun ve yazım kuralların da dikkate alınması suretiyle resmi dil olan Türkçe kullanılır. Türkçe karşılığı bulunmayan kelimelerde ise yabancı kelimelerin yanında mutlaka Türkçe açıklaması yapılır.
Üst seviyeli bir kuruluşun işletmecisi tarafından hazırlanan veya hazırlatılan güvenlik raporunda; üçüncü tekil şahıs dilini içerecek şekilde açık ve anlaşılır bir anlatım kullanılır.
Güvenlik raporu üzerinde elle ya da yazı düzelticiler kullanılarak düzeltme yapılamaz.
1.6. Sayfa Numaralandırma
Güvenlik raporlarının, başlangıcından giriş kısmına kadar olan kısım Roma rakamıyla, giriş kısmından itibaren ise numaralandırma doğal sayılar ile (1,2,3 vb.) yapılır.
Sayfa numaralan, yanında parantez veya çizgi gibi işaretler kullanılmadan, Times New Roman karakter ile 9 punto olacak şekilde sayfanın sağ alt köşesine yazılır.
1.7. Bölüm ve Alt Bölümler
Güvenlik raporlarında; özel sayfa başlığı büyük harfle koyu olarak 12 punto ve ortalanmış şekilde, birinci derece bölüm başlıkları büyük harfle koyu olarak 14 punto ve sol tarafa yaslı olacak şekilde, ikinci derece alt bölüm başlıkları her sözcüğün ilk harfi büyük tamamı koyu 12 punto ve sol tarafa yaslı olacak şekilde ve üçüncü derece alt bölüm başlıkları yalnızca birinci sözcüğün ilk harfi büyük tamamı koyu 12 punto ve sol tarafa yaslı olacak şekilde yazılır.
1.8. Atıflar
Kaynaklarda yer alan her literatüre, güvenlik raporu ana metni içerisinde atıf yapılır.
1.9. Kısaltmalar ve Simgeler
Güvenlik raporu içinde kullanılan ve birden fazla sözcükten oluşan terimler için baş harfler kullanılarak kısaltma yapılır. Yapılan bu kısaltmalar, simgeler ve kısaltmalar bölümü altında alfabetik sıraya göre yazılır.
1.10. Dipnotlar
Raporun herhangi bir sayfasında metin içerisinde yazılması halinde konuyu dağıtıcı ve okumada sürekliliği engelleyici nitelikteki çok kısa ve öz açıklamalar bir kaç satır halinde aynı sayfanın altına dipnot olarak verilir. Dipnotlar sayfa içindeki ana metinden sonra iki satır aralık bırakıldıktan sonra, soldan sayfa ortasına kadar çizilen sürekli bir çizgi ile ayrılır. Dipnot yazılar, Times New Roman karakterinde 9 punto ile yazılır.
2. Tablolar, Şekiller, Resimler ve Haritalar
2.1. Tablo, Şekil, Resim ve Harita Tanımlama
Güvenlik raporu içerisinde kullanılacak çizelge ve tablolar “Tablo”, fotoğraflar ve görüntülü bilgisayar çıktılar “Resim”, haritalar “Harita” ve bunların dışında kalan grafik, histogram, akış şeması, organizasyon şeması vb. “Şekil” olarak tanımlanır.
2.2. Tablolar, Şekiller, Resimler ve Haritalar
Güvenlik raporu içinde; yarım sayfa veya daha az yer kaplayan resimlemelere metin içinde, yarım sayfadan fazla yer kaplayan tablo, şekil, resim ya da haritalara ise ayrı bir sayfada yer verilir.
Tablolar, Şekiller, Resimler ve Haritalar üzerinde yer alacak her türlü çizgi, işaret, sembol, rakam ve yazılar bilgisayar ortamında yazılır. Rakam ve yazılar ise gerektiğinde şablon ile yazılır. Bu tür çizgi, işaret, sembol, rakam ve yazılar gözle kolayca seçilebilir ve okunabilir büyüklükte olur. Rapor sayfası üzerine yapıştırılacak fotoğraflar ince fotoğraf kâğıdına basılır.
2.3. Tabloların, Şekillerin, Resimlerin ve Haritaların Yerleştirilmesi
Şekil ve tablolar ile metin arasında iki satır boşluk bulunur. Aynı sayfaya iki veya daha fazla şekil ya da tablo yerleştirilecek ise, bunların arasında iki satır mesafe bulunur. Yarım sayfadan daha uzun şekil ve tablolar ayrı bir sayfaya tek olarak yerleştirilebilir. Şekil ve tablolar rapor metni içerisinde ilgili yerde ya da bir sonraki sayfada bulunmalıdır. Ancak bunu sağlamak için yazılar tablo ve/veya şekil aralarına bir iki cümlelik metinler halinde dağıtılmamalı ve sayfalar yarım bırakılmamalıdır. Rapor metni içerisinde katlanmış tablo ve şekillere yer verilmez. Bir sayfaya sığmayacak büyüklükteki tablo ve şekiller "Ek" olarak sunulur. Tablo açıklama yazılan tabloların üstüne, şekil açıklamaları ise şeklin altına yazılır. Açıklamalar mümkün olduğu kadar kısa ve öz olur. Eklerin çok olması ve ana raporun ekinde yer almaması durumunda, ikinci bir cilt yapılabilir ve hangi raporun eki olduğu ve cilt sayısı, rapor ismi belirtilerek kapakta belirtilir.
3. Sayfaların Düzenlenmesi
3.1. Kapak, Özet, İçindekiler Sayfası, Tablolar Listesi Sayfası, Şekiller Listesi Sayfası, Resimler Listesi Sayfası, Haritalar Listesi Sayfası, Simgeler ve Kısaltmalar Sayfası, Güvenlik Raporu Ana Metni İle Kaynaklar ve Ekler
Güvenlik raporu sırasıyla; kapak, özet, içindekiler sayfası, tablolar listesi sayfası, şekiller listesi sayfası, resimler listesi sayfası, haritalar listesi sayfası ve simgeler ve kısaltmalar sayfası, güvenlik raporu ana metni ile kaynaklar ve ekler bölümlerinden oluşur.
3.1.1. Kapak
Güvenlik raporunun kapağı beyaz kuşe karton üzerine basılı olarak hazırlanır ve Times New Roman karakterinde koyu büyük harflerle 16 punto ve 1 satır aralığında ortalanarak yazılır.
Güvenlik raporlarına ait kapaklarda, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı amblemi ve/veya ismi yer almaz. Kapakta, yazım şekillerine engel olmayacak şekilde, kuruluşu tanıtıcı bir adet fotoğrafa yer verilebilir. Kapak sayfasında numaraya yer verilmez. Kapakta yer alan tarih, güvenlik raporunun Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı resmi kayıtlarına girdiği tarih esas alınarak belirtilir.
3.1.2. Özet
Rapor hakkında kısa bir özet yazılır. Özet bölümü, 12 punto yazı büyüklüğü ve 1,5 satır aralığı kullanılarak yazılır. Özet bölüm sayfası, Roma rakamı ile numaralandırılır ve bu bölüm bir sayfayı geçemez.
3.1.3. İçindekiler Sayfası
İçindekiler sayfası; özet, içindekiler, tablolar listesi, şekiller listesi, resimler listesi, haritalar listesi, simgeler ve kısaltmalar ile güvenlik raporu ana metninin bütün ana ve alt bölüm başlıklarının, kaynakların ve eklerin sayfa numaralarını içerir.
Güvenlik raporunda kullanılan birinci, ikinci ve üçüncü derece başlıkların tamamı hiç bir değişiklik yapılmaksızın, "İçindekiler" sayfasında yer alır.
İçindekiler başlığı, tümüyle büyük harflerle sayfa üst kenarından 3 cm aşağıya ve sayfanın düşey orta çizgisi ortalanarak ve koyu yazılır. İçindekiler sayfasının her bir bölümü arasında tek satır aralığı (12 nk) boşluk bırakılır. İçindekiler bölümünde belirtilen her bir başlığın hizasına sadece o başlığın yer aldığı ilk sayfasının numarası yazılır.
3.1.4. Tablolar Listesi Sayfası
Numaralandırılmış tabloların listesi sırası ile bu sayfada belirtilir. “Tablolar Listesi” başlığı büyük harflerle ve koyu olarak sayfa üst kenarından 3 cm aşağıya ve sayfanın düşey orta çizgisi ortalanarak yazılır. Bir sayfadan daha fazla olan tablolara ait liste “(devam)” denilmek suretiyle diğer sayfadan devam eder. Tablolar listesi sayfasının tamamı tek satır aralığında yazılır.
3.1.5. Şekiller Listesi Sayfası
Numaralandırılmış şekillerin listesi sırası ile bu sayfada belirtilir. "Şekiller Listesi" başlığı büyük harflerle ve koyu olarak, sayfa üst kenarından 3 cm aşağıya ve sayfanın düşey orta çizgisi ortalanarak yazılır. Bir sayfadan daha fazla olan şekillere ait liste “(devam)” denilmek suretiyle diğer sayfadan devam eder. Şekiller listesi sayfasımn tamamı tek satır aralığında yazılır.
3.1.6. Resimler Listesi Sayfası
Numaralandırılmış resimlerin listesi sırası ile bu sayfada belirtilir. "Resimler Listesi" başlığı büyük harflerle ve koyu olarak, sayfa üst kenarından 3 cm aşağıya ve sayfanın düşey orta çizgisi ortalanarak yazılır. Bir sayfadan daha fazla olan resimlere ait liste “(devam)” denilmek suretiyle diğer sayfadan devam eder. Resimler listesi sayfasının tamamı tek satır aralığında yazılır.
3.1.7. Haritalar Listesi Sayfası
Numaralandırılmış haritaların listesi sırası ile bu sayfada belirtilir. "Haritalar Listesi" başlığı büyük harflerle ve koyu olarak, sayfa üst kenarından 3 cm aşağıya ve sayfanın düşey orta çizgisi ortalanarak yazılır. Bir sayfadan daha fazla olan haritalara ait liste “(devam)” denilmek suretiyle diğer sayfadan devam eder. Haritalar listesi sayfasının tamamı tek satır aralığında yazılır. Büyük ölçülü kâğıda basılı haritalar, ekler kısmında A4 kâğıdı boyutlarında katlanmış olarak verilmelidir.
3.1.8. Kısaltmalar ve Simgeler Sayfası
Güvenlik raporunda belirtilmiş simgelerin ve kısaltmaların listesi sırasıyla bu sayfada belirtilir. “Kısaltmalar ve Simgeler” başlığı tümüyle büyük harflerle, sayfa üst kenarından 3 cm aşağıya ve sayfanın düşey orta çizgisi ortalanarak yazılır.
Güvenlik raporunda kullanılan simgeler “Simgeler” alt başlığı altında, simgeye ait bilgiler “Açıklamalar” alt başlığı altında sırası ile ve 1,5 satır aralığı ile verilir. Son simge ve açıklamasından sonra 2 satır aralığı boşluk bırakılarak “Kısaltmalar” verilir. Güvenlik raporunda kullanılan kısaltmalar “Kısaltmalar” alt başlığı, bunlara ilişkin bilgiler “Açıklamalar” alt başlığı altında sırası ile ve 1,5 satır aralığı ile yazılır. Bunun yanında kısaltmaların baş harfleri alfabetik olarak yazılır.
Simge ve kısaltmaların yazımında sayfanın sol kenar boşluğu hizasından başlanır. Simge ve kısaltma açıklamaları bir satırdan uzun olamaz. Simgelerin tümü, simgeler alt başlığı altında küçük harfle koyu, buna karşın açıklamaları normal yazılır. Kısaltmaların tümü, kısaltmalar alt başlığı altında büyük harfle koyu, açıklamaları ise sadece baş harfleri büyük olacak şekilde küçük harfle normal yazılır.
3.1.9. Kaynaklar
“Kaynaklar” başlığı, büyük harflerle, sayfa üst kenarından 3 cm aşağıya ve sayfanın düşey orta çizgisi ortalanarak yazılır.
Güvenlik raporunda belirtilen kaynaklar alfabetik sırayla “Kaynaklar” başlığı altında sıralanır. Bu sıralama metin içinde kaynak gösterme çeşidine göre yapılır. Kaynakların yazar soyadına göre sıralanmasında her kaynağın ilk satırı yazı alanının sol kenarından başlar ve sağ kenara kadar devam eder. İkinci ve daha sonraki satırlar, tek satır aralıkları ile 1 cm içeriden başlar. Kaynaklar arasında tek satır aralığı bırakılır. Kaynakların numaralandırma sistemi ile sıralanmasında her kaynak ile sayı arasında 0,7 cm girinti bırakılır. Şahsi görüşmeler ve yayınlanmamış çalışmalar kaynaklarda yer almaz. Bu bilgilerin kullanımı gerekli ise bunlar, metin içerisinde uygun şekilde dipnot olarak belirtilir. Güvenlik raporu ana metin bölümü içinde yapılan atıflar kaynaklar ile eşleştirilir. Güvenlik raporu ana metninde kullanılmayan herhangi bir yazara ait kitap ya da makaleye kaynaklar bölümünde yer verilmez.
Kaynakların yazımında uluslararası yazım şekli dikkate alınır. Yazılı bir kaynağın tanıtılmasında üç tür bilgi verilir. Bunlar, sıra ile “yazar adı”, “eser adı” ve “yayım bilgileri (basım sayısı, cilt ve sayı numaraları, yayın yeri, yayınevi ve yayın tarihi)” dir. Ayrı bölüm yazarlı kitaplarda, önce yararlanılan bölümün yazarı olmak üzere, bölüm yazarı ve derleyen (editör) birlikte kullanılır. Aynı şekilde, eser bir çeviri ise önce yazarın adı, eser adından sonra da çevirenin adına yer verilir.
Güvenlik raporu içinde, kitap için (Örneğin; Timur, T. (2000). Toplumsal değişme ve üniversiteler. Ankara: İmge Kitabevi, sf. 98., Mitchell, T. R. and Larson, J. R. (1987). People in organizations (Third edition). New York: Me Graw-Hill, sf. 87,92. vb.) makale için (Örneğin; Kantarcı.M.D., 1991/1. Türkiye’nin Enerji Politikası ve Ormanlarımız 3. Ulusal Çevre Mühendisliği Kongresi, TMMOB Çevre Mühendisleri Odası, (Editor;:Tokgöz,S- Karalök,Y.) sf. 1-18, İzmir, Bulut, H. (2001). Kitle iletişim araçları ve suskunluk sarmalı. Gazi Üniversitesi Eğitim Bilimleri Fakültesi Dergisi, 32 (1-2), 1382-1385., Sağıroğlu, Ş. (1998). Artificial neural networks in robotic applications. International Journal of Mathematical and Computational Applications, 3(2), sf. 87-92. vb.) ve hangi ulusal/uluslararası kurum veya kuruluşlar ile ulusal/uluslararası kabul görmüş bilimsel veya standardize edilmiş kaynaklar için (Örneğin; Devlet Meteoroloji İşleri Genel Müdürlüğü, 2013. 2013 yılı Ocak ayı aylık mevsim tahmini, Ankara, Türkiye İstatistik Kurumu, 2012. 2011 yılı resmi karayolu trafik kaza istatistikleri, Ankara, Türk Standartları Enstitüsü, 2010. TS EN ISO 9001-14001 yönetim sistemi 2012 versiyonu, Ankara, National Institude of Public Health and the Environment, 2009, Reference Manuel Bevi Risk Assessments, Bilthoven (Çeviren: Yeminli Tercüman Özer, M.), sf. 80-81 vb.) uygun kaynak gösterimi yapılır.
3.1.10. Ekler
Bu bölüme, “Ekler” yazısının yatay ve düşeyde ortalanarak yazıldığı bir kapak sayfası ile başlanır. Kapak sayfası dâhil olmak üzere sayfa numarası devam ettirilir. Rapor metni içerisinde yer alması mümkün olmayan belgeler, ilgili konularına göre gruplandırılarak ayrı Ek numaralan Örneğin; Ek-1 Haritalar (1.1. Örnek Harita 1,1.2. Örnek Harita 2) Ek-2 Plan (2.1. Örnek Plan 1), Ek-3 Çeviriler vb.) ile gösterilir.
Ana metin içerisinde yer almaları halinde konuyu dağıtıcı veya okumada sürekliliği engelleyici nitelikteki ve dipnot olarak verilemeyecek kadar uzun açıklamalara (Örneğin; katlanmış olarak verilmesi gereken çok büyük boyutlu şekil, resim, çizelge ve haritalar, örnek hesaplamalar ve bilgisayar programları vb.) bu bölümde yer verilir.
4. Güvenlik Raporunun Yazılı ve Dijital Suret Gönderimi
Hazırlanan güvenlik raporunun, kapak sayfası işletmeci veya işletmecinin yasal vekili tarafından imzalanır. Raporun tüm ekleri de dâhil olmak üzere her sayfasının alt ortası kaşelenir. Raporun yazılı bir nüshası (tüm ekleri ile birlikte) ve bu nüshanın üç ayrı harici bellekte bulunan kopyaları Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı’na sunulur. Güvenlik raporu, tüm ekleri ile birlikte, harici belleklere pdf ve word formatmda kaydedilmiş olmalıdır. Eklerin rapor ana metnini bozmaması için bütün ekler ikinci bir dosya olacak şekilde kaydedilir. Harici bellekler, arşivlenebilmesi ve muhafazası için üzerinde işletmecinin unvan veya adı/soyadı, kuruluşun ticari unvanı, raporun sunum yılı ile revizyon sayı ve tarih bilgilerinin bulunduğu ayrı ayrı zarflar içerisinde teslim edilir. Güvenlik raporunun kapağını imzalayan kişinin işletmeci tarafından yetkilendirilmiş olması durumunda bu kişiye ait yetki belgesi ve imza sirkülerinin bir kopyası raporun ekinde gönderilir. Güvenlik raporunun bu bölümde belirtilen şekilde gönderilmemesi halinde Yönetmeliğin 11 inci maddesi onuncu fıkrasında belirtilen işlem yapılır.