Kayıt tutmak için gerekli koşullar ve prosedürler aşağıdaki gibidir:
a) İşverenlerin sorumluluğu;
i. İş kazalarını, meslek hastalıklarını, tehlikeli olayları, işe gidip gelirken meydana gelen kazaları ve meslek hastalığı şüphelerini kayıt altına almak,
ii. Kayıt sistemi ile ilgili işçilere ve onların temsilcilerine uygun bilgileri sağlamak,
iii. Bu kayıtların uygun şekilde muhafazasını ve önleyici tedbirlerin tesis edilmesi için kullanılmasını sağlamak,
iv. Bir iş kazasını, meslek hastalığını, tehlikeli olayı, işe gidip gelirken meydana gelen kazayı veya meslek hastalığı şüphelerini kayıt altına alan bir işçiye karşı disiplinle ilgili veya tepki niteliğinde bir tedbire başvurmaktan kaçınmak.
b) Kayıt altına alınan bilgi,
c) Bu kayıtların muhafaza süresi,
d) Ulusal kanunlar ve tüzükler, koşullar ve uygulamalar gereğince, işverenin bilgisi altında bulunan tıbbi bilgi ve kişisel mahremiyeti temin etmek için önlemler almak.